Pengetahuan Dasar Microsoft Excel

Tentang Microsoft Excel

Microsoft Excel merupakan salah satu program alikasi yang juga bernaung dalam Sistem Operasi Windows, bersama dengan Microsoft Word. Microsoft Excel ini memiliki fungsi yang berbeda dengan Microsoft Word dalam bahasan sebelumnya. Program Aplikasi ini memiliki fungsi untuk mengolah angka.

Lembar kerja pada Microsoft Excel tidaklah jauh beda dengan lembar kerja pada Microsoft Word, hanya istilahnya saja yang berbeda yaitu dikenal dengan “worksheet”. Dimana Worksheet ini terdiri atas baris dan kolom. Dan pertemuan antara baris dan kolom ini disebut dengan “Range”.

Ada tiga jenis data yang dapat dimasukkan dalam lembar kerja, yaitu:

-       Label, berupa potongan teks/ naskah dengan ciri khas akan rata kiri apabila kita menginputkan data ini kedalam sel

-       Angka/ numerik, berupa bilangan atau angka dengan ciri akan rata kanan pada penulisannya

-       Rumus/formula, berupa rumus perhitungan di dalam Excel, yang dicirikan selalu diawali dengan tanda sama dengan (=). 

 

Agar dapat menggunakan Microsoft Excel dengan optimal, terlebih dahulu kita mengetahui hal yang dapat membuat kita dapat bekerja optimal dengan Microsoft Excel, berikut adalah tipsnya:

1.    Mengatur margin

Mengatur margin dapat dilakukan dengan cara mengklik menu page layout lalu pilih menu Margin.

      Top            : Untuk mengatur batas atas kertas

      Bottom      : Untuk mengatur batas bawah kertas

      Left            : Untuk mengatur batas kiri kertas

      Right          : Untuk mengatur batas kanan kertas

2.    Mengatur Ukuran kertas

Tentukan margin, paper, dan layout dengan ketik ukuran sesuai dengan yang diinginkan. Klik ok

3.      Memindah sel

Pilih sel /  blok sel yang diinginkan, kemudian klik toolbar Cut (atau klik menu Edit – Cut atau short cutnya tekan tombol yaitu Ctrl+X), Pindahkan sel ketempat yang diinginkan dan klik paste (atau tekan tombol Ctrl+V).

4.    Membuat penomoran otomatis

Dapat dilakukan dengan cara isi sel pertama dengan nilai 1 lalu sel dibawahnya dengan angka 2 lalublok dan drag kearah bawah. Dapat juga dilakukan dengan cara isi sel pertama dengan angka 1 namun sebelumnya beri tanda petik(‘) lalu drag ke bawah.

5.    Menyisipkan kolom, baris, gambar

Untuk menyisipka kolom atau baris:

Klik Insert lalu pilih sesuai kebutuhan
shift cell right

Shift cell left

Entire row

Entire column

Untuk menyisipkan gambar:

Klik Insert lalu klik Picture(gambar), clip art, shapes(bentuk),smart art.

6.    Menggabungkan sel

Dilakukan dengan cara blok sel yang akan di gabung lalu klik merge&center pada menu alignment

7.    Border dan sorting

Border dilakukan dengan cara memblok terlebih dahulu sel yang akan dibuat border lalu klik ikon border pada menu font dan pilih model border yang diingini. Untuk sorting dapat dilakukan dengan cara klik ikon sort and filter pada menu editing lalu sesuaikan dasar/ patokan dalam pensortiran data

8.    Print

        Dokumen excel dapat di cetak dalam bentuk landscape atau portrait. Mencetak dokumen dilakukan  

        dengan megklik office button plih print (shortcut Ctrl+P) dalam menu print terdapat sub menu print, 

        quick print dan print preview. Tips sebelum melakukan printing lihat dulu dokumen yang akan kita 

        cetak lewat print preview.

        

9.   Menggunakan Rumus Untuk Perhitungan

        Fungsi didalam Microsoft terdapat lima jenis fungsi, yaitu:

        Fungsi Statistik yang terdiri dari

        Count              : Untuk menentukan jumlah banyaknya data

                                  Penggunaannya: =COUNT(A1:A10) atau dapat juga dengan menulisnya                                    

                                  =COUNT(A1..A10) pada Microsoft Excel 2010  lalu klik tombol enter

        Sum                : Untuk menghitung jumlah data

                                  Penggunaannya: =SUM(A1:A10) atau dapat juga dengan                                          

                                  menulisnya=SUM(A1..A10) lalu klik tombol enter

         Average          : Untuk menghitung rata-rata

                                   Penggunaannya: =AVERAGE(A1:A6) atau dapat juga dengan menulisnya                        

                                  =AVERAGE(A1..A6) lalu klik tombol enter

         Max                 : Untuk menentukan nilai tertinggi

                                   Penggunaannya: =MAX(A1:A15) atau dapat juga dengan menulisnya                                 

                                   =AVERAGE(A1..A15) lalu klik tombol enter

          Fungsi Logika

          Fungsi Logika ini diimbolkan dengan tanda =,<,>,<=,>=,<>

          Dengan bentuk umumnya adalah

=        IF(X=n,A,B)

          Ket:

          n:isi,kondisi/syarat

          A: jawaban benar
    B: jawaban salah

        

       Fungsi String

       Berikut adalah macam fungsi string

=LEFT(x,n)     : Digunakan untuk mengambil string di sel x dari kiri sebanyak n karakter

=RIGHT(x,n)   : Digunakan untuk mengambil string di sel x dari kanan sebanyak n karakter

=MID(x,m,n)   : Digunakan untuk mengambil string di sel x yag pengambilannya dimulai dari hitungan ke m dari kiri sebanyak n karakter

       Fungsi Date

       Penulisan data dalam bentuk tanggal dituliskan dengan urutan hari (2 karakter), bulan (3 karakter), kemudian tahun (2 karakter) dan gunakan simbol – sebagai pemisah.

       Penerapannya : 14-06-94

      Atau jika ingin menggunakan format lain dapat dilakukan dengan cara
-blok dulu datanya lalu klik menu Format Cells

      -pada number pilih Date

      -pilih salah satu bentuk tanggal yang diinginkan lalu klik ok

     Fungsi Waktu 

     Tidak jauh beda dengan penulisan tanggal, penulisan data dalam bentuk waktu dituliskan dengan urutan jam, menit, lalu detik, yang dipisahkan dengan tanda : (titik dua)

      Contoh penggunaannya : 13:50:09

      Dan jika ingin menggunakan dengan format lain dapat juga dilakukan dengan cara :

      -blok dulu datanya lalu klik menu Format Cells

      -pada number pilih Time

      -pilih salah satu bentuk time yang diinginkan lalu klik ok